Kuzeydoğu Anadolu Kalkınma Ajansı Araştırma ve Planlama Birimi sorumlu olduğu TRA1 Düzey 2 Bölgesi’nin kalkınmasını sağlamak amacıyla katılımcı ve şeffaf bir şekilde bölge planlarını hazırlayarak yerel kurum ve kuruluşlara öncülük etmeyi en temel şiar olarak kabul etmiştir. Bunun yanı sıra yapacağı araştırma ve geliştirme faaliyetleri ile bölgesinde faaliyet gösteren kurumlara öncülük yapacak ve hazırladığı raporlar ile bölgenin ihtiyaçlarını ve potansiyellerini tespit edecektir. Araştırma ve Planlama Birimi görev ve sorumlulukları:

 Görev ve Sorumlulukları:

1. Yerel aktörlerin katılımı ile bölge düzeyinde ve sektörel alanlarda plan ve programları hazırlamak,
2. Ulusal Kalkınma Planı ve aynı şeklide ulusal ölçekte hazırlanan diğer planlarla uyumlu olacak şekilde Ön Bölgesel Gelişme ve Bölgesel Gelişme Planlarını katılımcı bir anlayış ile hazırlamak,
3. Bölgesel gelişme planına uygun olarak operasyonel programları hazırlamak,
4. Bölgenin ekonomik, sosyal ve kültürel gelişmesini hızlandırmaya ve rekabet gücünü artırmaya yönelik araştırmalar yapmak,
5. Bölgenin sorunlarına ve çözüm önerilerine, tanıtımına, potansiyeline ve önceliklerine yönelik araştırmalar yapmak,
6. Yerel, ulusal ve uluslararası kurumlarla işbirliği ve kapasite geliştirmeye yönelik çalışmalar yapmak,
7. Yerel yönetimlerin planlama çalışmalarına teknik destek hizmeti vermek,
8. Ajansın yıllık çalışma programını ve bütçe önerisini hazırlamak,
9. Ajansın altı aylık ara raporlarını ve yıllık faaliyet raporlarını hazırlamak.
10. Bölge planı ve programları ile uyumlu olarak sağlanacak desteklerin çerçevesini oluşturmak, zamanlamasını ve mali desteklerin bütçe dağılımını planlamak,
11. Bölge ile ilgili düzenli olarak verileri toplamak, güncelleştirmek bunlarla ilgili veritabanı oluşturmak,
12. Bölgeye yönelik hazırlanan planların, verilerin, araştırma faaliyetlerinin ve diğer malzemelerin sonuçlarını yayınlamak üzere hazırlamak.
13. Ulusal ve uluslararası düzeyde yatırım programlarını incelemek ve takip etmek,
14. Ajansın kurumsal kapasitesini ve kaynaklarını geliştirmeye yönelik araştırmalar yapmak.
15. Ajansın yenilikçilik, AR-GE ve strateji geliştirme çalışmalarını gerçekleştirmek.

Program Yönetimi Birimi (PYB), hazırlanan bölge planı ve programlarına göre oluşturulacak destek programlarının yönetiminden sorumlu birimdir. PYB,  tüm destekler kapsamında,  başvuruların alınmasından,  destek almaya hak kazanan projelerin/faaliyetlerin belirlenmesi, başvuru sahipleri ile sözleşmelerin imzalanması ve projelere ödemelerin yapılması sürecinin uygulanmasından sorumludur.  

Birimin görev ve sorumlulukları şunlardır: 

1.    Sağlanacak desteklerin uygulama mekanizmasının genel çerçevesini oluşturmak ve güncellemek,

2.    Destek programları kapsamında, Destek Yönetim Kılavuzu’nda belirlenen çerçeve içerisinde başvuru koşullarını ve değerlendirme kriterlerini belirlemek,

3.    Potansiyel yararlanıcılara yönelik başvuru rehberlerini hazırlamak ve dağıtmak, doğrudan faaliyet desteği ve teknik destek uygulamalarına yönelik başvuru rehberini Ajans internet sitesinde devamlı surette bulundurmak,

4.    Güdümlü proje desteğini, doğrudan faaliyet desteği ve teknik destek hizmetlerini uygulamak,

5.    Destek programlarının bölgede tanıtımı için Tanıtım ve İşbirliği Birimi ile koordinasyon içerisinde gerekli tedbirleri almak,

6.    Potansiyel başvuru sahiplerine yönelik proje hazırlama eğitimleri planlamak ve gerçekleştirmek,

7.    Potansiyel başvuru sahipleri tarafından yöneltilen soruları cevaplarıyla birlikte; Ajans internet sayfasında “Sıkça Sorulan Sorular (SSS)” bölümünde yayımlayarak herkesin aynı anda ve eşit düzeyde bilgi edinebilmesini sağlamak,

8.    Proje başvurularını kabul etmek ve kayıtlarını yapmak,

9.    Gerekli durumlarda, teklif çağrısına ilişkin düzeltmeler yapmak,

10.    Başvuruların değerlendirilmesinde görevlendirilecek bağımsız değerlendiricilerin seçim kriterlerini belirlemek, seçim sürecinde etkin rol oynamak,

11.     Bağımsız değerlendiricilerin performanslarını değerlendirmek,

12.    Proje değerlendirme süreçlerini planlamak ve yönetmek,

13.    Değerlendirme komitesince yapılan nihai değerlendirmeler sonucu belirlenen ve Yönetim Kurulunca onaylanan “destek almaya hak kazananlar ve kazanamayanlar listelerini” kamuoyuna ilan etmek,

14.    Proje teklifinde bulunan başvuru sahiplerine, yapılan değerlendirme sonucunda verilen kararları gerekçeleriyle birlikte bildirmek,

15.    Destek almaya hak kazanan projelerin bütçelerini değerlendirmeler ışığında revize etmek, proje sahiplerini sözleşme sürecinden önce konu ile ilgili olarak bilgilendirmek,

16.    Destek almaya hak kazanan projelerin sahiplerini sözleşme imzalamaya davet etmek,

17.    Proje başvuruları, değerlendirme süreci ve seçilen projelerle ilgili temel verilerin Bilgi Sisteminde tutulmasını temin etmek,

18.    Destek almaya hak kazanan projelere ilişkin gerekli bilgi ve belgeleri İzleme ve Değerlendirme Birimine devretmek,

19.    Programın genel mali yönetimini yürütmek,

20.    Sözleşme imzalanan projelerin ön ödeme, ara ve nihai ödemesini, ödeme taleplerini ve varsa denetim raporlarını inceleyerek yapmak,

21.    Faydalanıcıların zeyilname taleplerini sonuçlandırmak,

22.    Nihai mali raporları ve ödeme taleplerini kontrol ederek değişiklik gerekli ise faydalanıcıya geri göndermek,

23.    Program ve projeler hakkında tespit edilmiş veya bildirilmiş usulsüzlüklerle ilgili gerekli tedbirleri almak,

24.    Programlar hakkında SSS cevaplamak ve cevaplarını yayımlamak,

25.    Birimle ilgili görev ve faaliyetler kapsamında ilgili yerel, ulusal ve uluslararası kurumlarla işbirliği ve kapasite geliştirmeye yönelik çalışmalar yapmak.

İzleme, yönetim ve karar verme amacıyla sistematik olarak bilgi toplanması, analizi ve kullanımı olarak tanımlanabilir. İzleme, önceden belirlenen hedeflere göre planlanan ya da beklenene karşılık fiili performansın ya da durumun takibidir. 

Ajans tarafından destek sağlanacak proje ve faaliyetlerin mali ve fiziki gerçekleşmelerini, performanslarını, risklerini, sorun ve ihtiyaçlarını zamanında tespit etmek ve gerekli tedbirleri almak amacıyla Ajans bünyesinde İzleme ve Değerlendirme Birimi kurulmuştur. İzleme ve Değerlendirme Birimi, genel olarak Ajans bünyesinde proje uygulama sürecinin yönetiminden ve koordinasyonundan sorumludur. 

İzleme ve Değerlendirme Birimi´nin görev tanımları aşağıda sıralanmıştır:

1) Sözleşmelerin imzalanması öncesinde, Genel Sekreterin talebi doğrultusunda uygun görülen projelere ön izleme ziyareti yaparak projenin risk ve ihtiyaçlarını belirlemek,
2) Teknik ve mali olarak desteklenen proje/faaliyetlerin uygulanması sürecinde sözleşme yükümlülüklerinin yerine getirilmesini, Ajans kaynaklarının yerinde ve etkin kullanımını sağlamak,
3) Destek almaya hak kazanan projelerin sahipleri ile imzalanacak sözleşmeleri Proje Yönetimi Birimi ile birlikte hazırlamak, sözleşme imzalama sürecine katılmak,
4) Sözleşmelerin imzalanmasını müteakip, sözleşme bilgilerinin doğruluğunu teyit etmek; yararlanıcının uygulama kapasitesini değerlendirerek yararlanıcı ile birlikte proje uygulamasına ilişkin bir yol haritası hazırlamak; proje risk ve ihtiyaç analizlerine sonuçlarına göre ön ödeme yapılması ve ön ödeme miktarı ile ilgili Genel Sekreter´e görüş bildirmek,
5) Desteklenen proje ve faaliyetlerin uygulanması sırasında; öngörülen proje/faaliyet amaç ve hedeflerine ulaşılmasına yardımcı olmak, uygulamanın belirlenen ilke ve kurallara, usul ve esaslara ve sözleşme hükümlerine uygun yürümesini sağlamak.
6) Desteklenen projelere izleme ziyaretleri gerçekleştirmek,  
7) Program ve projelere ilişkin düzenli risk analizleri yaparak düzeltici ve önleyici tedbirleri almak; gerektiğinde sözleşme değişikliği ve feshi; erken uyarı raporları, düzeltici tedbirler, usulsüzlük ile ilgili işlemleri gerçekleştirerek; geri ödemelerin temini ile ilgili Genel Sekreterliği bilgilendirmek,
8) Proje yararlanıcılarının ödeme taleplerini teknik ve/veya mali açıdan değerlendirmek ve uygun bulunması durumunda ödemelerin zamanında yapılabilmesi için Genel Sekreterliğe görüş bildirmek,
9) Desteklenen program ve projelerin değerlendirilmesine yönelik performans/başarı göstergelerini belirleyerek; program ve projelerin performansını ölçmek, 
10) Projelerin uygulama ve izleme sürecine ilişkin olarak yararlanıcılara satın alma usulleri, izleme bilgi sisteminin kullanımı, raporlama gibi konularda eğitimler vermek,  
11) Yürütülen destek programlarının ara dönem ve nihai etki değerlendirmelerini yapmak, değerlendirme sonuçlarını Yönetim Kuruluna ve DPT’ye sunulmak üzere Genel Sekretere raporlamak,
12) Altı aylık ve yıllık değerlendirme raporları hazırlamak, tamamlanan projelerin sonuçlarını ve etkilerini değerlendirmek,
13) Bilgi sisteminin genel koordinasyonunu sağlamak, proje uygulama ve izleme faaliyetleri kapsamında elde edilen verilerin bilgi sistemine aktarılmasını sağlamak,
14) Yararlanıcıların projelerin uygulama aşamasındaki sorularını derleyerek; Sıkça Sorulan Sorular başlığı altında bu soruları ve cevaplarını Ajansın internet sitesinde yayınlamak,
15) Proje/faaliyet uygulamalarının yoğun olduğu dönemlerde, gerekli görülmesi durumunda; yararlanıcı olmayan kamu kurumlarından izleme faaliyetlerinde görev yapmak üzere ilave personel görevlendirilmesini temin etmek,
16)  Birim faaliyetlerinin verimliliğinin ve etkinliğinin ölçülmesine yönelik geribildirimleri sağlamak, değerlendirmek ve raporlamak.İzleme ve Değerlendirme Birimi

Destek Hizmetleri Birimi, kurum içi iletişim ve koordinasyonu sağlamakla ve Ajansın insan kaynakları politikasını yürütmekle sorumlu birimdir. Yönetiminin direktifleri doğrultusunda Ajansın ihtiyaçlarını temin eden birim bünyesinde Yönetici Asistanı, Personel ve İdari İşler, Bilgi İşlem ve Muhasebe Finans bölümleri yer almaktadır. Birimin görev ve yetkileri şöyledir:

•   Ajans içi iletişim ve koordinasyonu sağlamak,
•   Ajansın insan kaynakları politikasını yönetmek,
•   Ajansın ilgili birimlerince tespit edilen ihtiyaçlarını temin etmek,
•   Ajans personelinin görevlendirmeleriyle ilgili işlemlerini yürütmek,
•   Hizmet alımı yoluyla yapılan işlerin takibini yapmak,
•   Ajans Yönetim Kurulu ve Kalkınma Kurulu toplantılarını organize etmek,

Tanıtım ve İşbirliği Birimi; Kuzeydoğu Anadolu Kalkınma Ajansı’nın kuruluş amaçları, çalışma ilkeleri, bağlı bulunan mevzuat ve ajans yönetimin direktifleri doğrultusunda yerel, bölgesel, ulusal ve uluslararası çapta olmak üzere;

1. Ajansın misyonuna ve vizyonuna uygun olarak tanıtımını yapmak
2. Yurt içi-yurt dışı kalkınma ajansları, kamu kurum ve kuruluşları, sivil toplum örgütleri, özel sektör temsilcileri ve diğer ilgililer arasında işbirliğini ve koordinasyonu sağlamak ve ortak projeler geliştirmek
3. Ajansın kurumsal ve işlevsel farkındalığını artırmak için saha ziyaretlerinde bulunmak, 
4. Ajans bünyesindeki birimlerin ve yatırım destek ofislerinin faaliyetleri ve görev alanları ile ilgili bilgilendirme ve tanıtım toplantıları düzenlemek,
5. Bölgeyi tanıtmak ve bölgenin marka değerini arttırıcı faaliyetlerde bulunmak
6. Görünürlük faaliyetleri kapsamında, ajans hizmet binaları, valilikler, belediyeler, ticaret ve sanayi odaları ve benzeri mekânlarda dağıtımı yapılmak üzere broşür, dosya, ajanda vb. görsel materyal hazırlanmasını sağlamak,
7. Ajansın ilgili olduğu konularda gerçek ve tüzel kişiler nezdinde olumlu bir kurum imajı oluşturmak; 
8. Kurumsal temelde ve ilgililer arasında işbirliği ve bilgi paylaşımı eksenli  bir iletişim ortamı oluşturmak,
9. Ajansın misyonu doğrultusunda; çalıştay, panel, konferans, sempozyum ve fuar gibi organizasyonları düzenlemek 
10. Diğer kurum ve kuruluşlarca bölgenin sorunları ve kalkınmasıyla ilgili düzenlenen toplantılara katılmak ve  katkı sağlamak,
11. Ajansın tanıtımı amacıyla basın ve yayın organlarından yararlanmak; yazılı ve görsel medya takibi yapmak ve ilgili raporları hazırlamak,
12. Geniş bir kesime hitap etmek ve daha yoğun ilgi çekmek amacıyla, ulusal ve uluslararası kuruluşlar tarafından proje finansmanı amacıyla sağlanan kredi ve hibe imkânlarını web sayfasında duyurmak ve ilgililerin bu hususlarda bilgilendirilmesini sağlamak,
13. Sektörel, kültürel, iktisadî ve sosyal konularda çıkan çeşitli yayınların temin edilmesini sağlamak; söz konusu alanlardaki gelişmeleri ve işbirliği yapılan kurum ve kuruluşların yayınlarını takip etmek,
14. Bilgi edinme ve şeffaflık ilkelerine riayet ederek kurum iletişim politikasını oluşturmak 
15. Birim faaliyetlerinin verimliliğinin ve etkinliğinin ölçülmesine yönelik geribildirimleri sağlamak, değerlendirmek ve raporlamak,
İle görevli birimdir.
Birim bünyesinde yer alan Halkla İlişkiler personelinin görev alanı aşağıda belirtilen faaliyetleri kapsamaktadır:
• Ajansın halkla ilişkiler  faaliyetlerini yürütmek ve olumlu bir kurum imajı oluşturmak 
• Kurumsal açıdan haber değeri taşıyan yazılı ve görsel materyalleri toplamak
• Web sayfasının editöryal içeriğini hazırlamak
• Medya planlaması ve araştırması yapmak
• Basınla ilişkileri yürütmek
• İletişim araçlarını etkin kullanmak suretiyle doğru ve hızlı bilgi akışını sağlamak
• Birim faaliyetleri kapsamında elde edilen kurumsal bilgilerin ajans bünyesinde veri tabanına aktarılmasını sağlamak.

Erzurum, Erzincan ve Bayburt illerinde faaliyet gösteren yatırım destek ofislerinin görev ve yetkileri şöyledir: 

•   Kalkınma Ajansının mali ve teknik destekleri hakkında yatırımcıya bilgi vermek ve yol göstermek,
•   Yatırımcıya diğer ulusal ve uluslararası kurumlar tarafından sağlanabilecek teşvik ve destekler hakkında bilgi vermek, 
•   Bölgenin yatırım olanakları ve potansiyeli hakkında yatırımcıya bilgi vermek,
•   Başvurular üzerinde ön inceleme yapmak,
•   Yatırımcıların başvurularını kabul ve takip etmek,
•   Yatırımcıların izin, ruhsat ve diğer idari işlemlerini ilgili makama iletmek ve yatırımcı adına takip etmek,
•   Yatırımcıların karşılaştıkları sorunların yetkili mercilerce çözümünü takip etmek,
•   Kabul edilen projeler ile ilgili belgeleri dosyalamak, 5 yıl süre ile muhafaza etmek,
•   Yatırımcıların proje akıbeti hakkındaki sorularına tam ve doğru bir şekilde cevap vermek,
•   Bölgenin iş ve yatırım imkânlarının ulusal ve uluslararası düzeyde tanıtımını yapmak veya yaptırmak,
•   Aylık faaliyet raporları düzenlemek ve bunları genel sekreterliğe ve valiliğe iletmek,
•   Destek ve yatırım stratejileri konusunda yerel koordinasyonu sağlamak ve ilgili süreçlerde Ajansın planlamasına katkıda bulunmak,
•   Görev  alanına giren konularda yayınlar çıkarmak,
•   Uluslararası yatırım, destek ve tanıtım faaliyetlerini desteklemek ve  ilde koordine etmek,
•  Geniş bir kesime hitap etmek ve daha yoğun ilgi çekmek amacıyla, ulusal ve uluslararası kuruluşlar tarafından proje finansmanı amacıyla sağlanan kredi ve hibe imkânlarını web sayfasında duyurmak ve ilgililerin bu hususlarda bilgilendirilmesini sağlamak.